Gör Succe Med Din PowerPoint Presentation
Du vill skapa en PowerPoint presentation. Men hur gör du den lyckad?PowerPoint är ett effektivt verktyg att förmedla ditt budskap men felaktigt använt kan den få hela din presentation att falla platt till marken. Påfallande ofta är det precis vad som händer.
Föreläsaren använder PowerPoint som sitt anteckningsblock med långdragna punkter i text och du som åhörare får stirra på dem i evigheter. Troligtvis känner du igen fenomenet. Det är rent ut sagt skittrist att titta på.
Som tur är behöver det inte alls vara så. Du kan skapa snygga och intressanta PowerPoint presentationer med bara ett par tricks i din rockärm.
1. Hantera din tid
De flesta är väldigt glada i att hålla presentationer i en timme. Men vår hjärna kan bara koncentrera sig runt 20 minuter. Se därför till att din presentation håller sig till ämnet och är ca 15-20 minuter lång. Om du behöver mer tid, planera in pauser. Svenskar blir lite generade om du tvingar dem att röra på sig under presentationen men du behåller definitivt deras uppmärksamhet. Är du inte den extroverta typen kan en fem minuter lång paus räcka långt.
2. Använd bilder
PowerPoint har ett hyffsat galleri och använd google för att hitta bilder som relaterar till din presentation. Undvik upphovsrättskyddade bilder bara. På Freerangestock kan du ladda ner kostnadsfria bilder efter att du registrerat ett konto. Och tapetsera inte din presentation med bilder bara för att du tycker de är roliga. Det blir bara rörigt. Håll bilderna relevanta och absolut inte fler än sex per sida.
3. Kapa texten
Har du någonsin sett en presentation där föreläsaren läser sida efter sida med text?
En bra tumregel är att aldrig ha fler än sju punkter per sida. Tänk också på att hålla dina punkter korta och meningsfulla. Dina åhörare är där för att höra dig tala och det är din röst som ska förmedla budskapet.
Läs inte texten du skrivit på sidan! Den ska vara så kort och koncis att åhörarna snabbt läser den och sedan ägnar sin uppmärksamhet åt dig som talare. Om du måste ha mer text på sidan är det bättre att du avsätter 30-60s för alla att läsa själva. Det kommer de göra iallafall och försöker du tala samtidigt kommer din PowerPoint presentation att konkurrera ut dig.
4. Använd funktionen anteckningar
PowerPoint har en funktion som låter dig skriva extra anteckningar till varje sida. Dessa anteckningar är perfekta att skriva ut som facit om du är orolig att du kommer glömma något. Det är också praktiskt om du gör presentationen med en partner och ni vill ha samma manus.
Den enda nackdelen är att du inte kan se dina anteckningar när den rullar som bildspel så de måste skrivas ut i förväg.
5. Skapa rörelse
Låt något ske var 20:de sekund.
PowerPoint är kanon till att krydda din presentation med snygga animeringar. Istället för att visa hela din sida direkt kan du avslöja varje punkt allt eftersom du talar om den. Det här skapar rörelse och håller din publik fokuserad på vad du talar om istället för att läsa i förväg. Undvik att byta typ av animation och strunta i ljud också. Det kan stjälpa bra mycket mer än hjälpa...
- För 8 år sedan höll jag en PowerPoint presentation och båda ekonomicheferna satt i publiken. Jag var ett nervöst vrak och skakade som ett asplöv men jag kom igång ändå. Efter ungefär 30 sekunder inser jag att det är ljud tillagt till varje animation. Och jag hade bombat presentationen med animationer. Under 30 minuter vred sig publiken av skratt varje gång en racerbil dånade i surround i lokalen och nervös som jag var kunde jag för mitt liv inte hitta volymknappen! Tillslut var presentationen över och den var trots allt en succé, dock inte tack vare ljudeffekterna...
6. Hur många sidor bör presentationen ha?
Precis som med text är färre sidor bättre än fler. PowerPoint ska förstärka och inte ersätta dig. Behöver du fler än 10 sidor har du antingen för mycket text eller så är presentationen för lång. Lösningen är att slakta materialet. Behåll de viktigaste pelarna och presentera din information muntligt.
7. Öva
Optimalt är att öva i lokalen du ska hålla presentationen. Gå igenom den som om du har publik. Känns timingen rätt? Får du in ett bra flöde eller hittar du konstiga övergångar? Planera för att hinna fixa detaljerna. Det kommer att hjälpa dig att se proffessionell ut.
Och när du filar på dina detaljer, skänk din dators skrivbord en tanke. Se till att den är rensad från dokument och ändra bakgrundsbilder som distraherar från ditt budskap. Den hysteriskt roliga bilden från kompisen med snuskigaste humorn är inte lika rolig framför publik.
8. Be om feedback
Det är fantastiskt hur ett par fräscha ögon kan hitta stavfel och ge konstruktiv kritik på disposition och innehåll. Be även dig själv om feedback och var ärlig. Skulle DU lyssna och titta på din PowerPoint presentation?
9. På dagen du håller din presentation
Kom i god tid och kontrollera att allt fungerar. Du vill vara redo när din publik anländer och inte flippa ur över en borttappad kabel, ett trasigt ljudsystem eller dator. Ta med din laptop om du kan. Visst känns det bra att du städat skrivbordet nu?
Om du inte gjort det när du övat så är detta din chans att lära känna lokalen. Gå runt och notera var du t ex står bäst.
Tänk på detaljerna eftersom det kommer få dig att se proffesionell ut och det tar dig långt. Och med övning och din snygga och intressanta PowerPoint presentation är succén inte långt bort.
Lycka till och kommentera gärna med dina egna tips för att göra succé i PowerPoint.
